Автоматизированные системы учета производства и реализации продукции ресторана

Успешная работа ресторана, кафе, бара во многом зависит от использования современных контрольно-кассовых машин.

На предприятиях ресторанного хозяйства кассовые машины выполняют фискальные функции, являясь основным инструментом для расчетов с потребителями, а для налоговых органов — показателем контроля за соблюдением правильности уплаты налогов предприятием.

Законодательство предусматривает использование машин, включенных в Государственный реестр регистраторов расчетных операций. Приобретенная кассовая машина обязательно ставится на учет и обслуживание в Центре технического обслуживания (ЦТО). Для дальнейшего контроля на кассовую машину наклеивается голограмма.

По существующей классификации контрольно-кассовые машины, используемые в ресторанах, делят на три группы:

— пассивные;

— фискальные регистраторы;

— активные.

Пассивные кассовые машины позволяют осуществлять стоимостный учет продаж и пробивать чеки.

Кассовые машины этой группы просты в эксплуатации и используются на небольших предприятиях.

К пассивным машин относятся также автономные (портативные) кассы, которые работают без подключения к электросети, что позволяет использовать их вне ресторана (в местах массового отдыха, розничная сеть и др.).

В условиях автоматизации производственной и торговой деятельности крупных ресторанов целесообразно использовать компьютерно-кассовую сеть (ККМ), объединяющая компьютер и кассовые машины.

Руководителю ресторана для принятия правильного управленческого решения необходимо иметь оперативную информацию о следующем:

— движение сырья и товаров на складе;

— поступления полуфабрикатов;

— расчеты с поставщиками;

— выпуск продукции в цехах и ее реализация в залах. Решению этих задач отвечают фискальные регистраторы.

Это кассовые машины, способные работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая информацию через каналы связи. Если пассивные и активные контрольно-кассовые машины могут функционировать в автономном режиме, то фискальные регистраторы требуют обязательного подключения к компьютеру. На выбор типа кассовой машины влияет на многие параметры системы автоматизированного управления: функциональность, надежность, стоимость и др.

Максимальной функциональностью и надежностью обладают активные контрольно-кассовые машины. Они имеют возможность не только работать в компьютерно-кассовой системе, но и управлять ею. К активной системе контрольно-кассовых машин относятся РОБ-терминалы, которые имеют возможности ввода, вывода, хранения и обработки информации.

В современных ресторанах широко применяются автоматизированные системы управления на базе РОБ-терминалов, позволяющих контролировать объем продаж, реализациию популярных блюд и напитков, наличие остатков продуктов на складе, отчеты различных подразделений предприятия, осуществлять аналитический учет и прогнозирование.

В небольших ресторанах устанавливают один кассовый аппарат. Работать на нем может один кассир, пробивающий заказ официантов или бармена. В средних устанавливают не менее одного стационарного терминала на 4-5 официантов, а в больших целесообразно иметь одну контрольно-кассовую машину и необходимое количество терминалов, с помощью которых официанты оформляют предварительные заказы и отправляют их на производство и в сервис-бар. Расчеты с потребителями осуществляются через кассу.

Существует три основные модификации официантских терминалов: стационарный с клавиатурным вводом, стационарный с сенсорным вводом, электронный блок заказов, который позволяет формировать заказ непосредственно у столика заказчика и в баре.

Расчет с клиентами в ресторанах осуществляется, как правило, через кассиров, а не через официантов. Разделение функций обслуживания официантами, а расчетов через кассира позволяет усилить контроль за работой персонала.

В ресторанах и кафе рядом с торговым залом автоматизации подлежат следующие структурные подразделения: склад, кухня, бухгалтерия, а также работники системы учета и управления (калькуляторы, менеджеры, оператор системы автоматизированного управления САУ).

В небольших ресторанах функции калькулятора, бухгалтера и оператора САУ может выполнять один человек, а в больших — несколько операторов, осуществляя ввод информации по составу, технико-технологических и калькуляционных картах.

Комплекс автоматизированного управления зала ресторана и кассовых машин называется фронт-офисом зала. Комплекс предполагает наличие автоматизированных рабочих мест официантов, барменов, кассиров, менеджера. Информация о работе поступает в общую систему. Системы автоматизации зала ресторана разделяют на три вида:

— полная автоматизация;

— автоматизация на базе пассивных контрольно-кассовых машин;

— на базе фискальных регистраторов.

При полной автоматизации ресторана система автоматизации зала связана с учетной системой «бэк-офис». Вместе они обеспечивают комплексную автоматизацию предприятия питания. При внесении блюд в заказ делается автоматическая распечатка его на кухне и в сервис-баре, а при закрытии заказа осуществляется печать фискального чека на кассовой машине.

Автоматизация ресторана на базе пассивных контрольно-кассовых машин предусматривает работу с заказами потребителей без немедленного внесения в систему учета заказанных блюд. Заказ вносится в контрольно-кассовую машину по окончании обслуживания, затем данные поступают в общую систему учета.

Применение комплексной системы автоматизации ресторана позволяет улучшить учет и контроль во всех подразделениях предприятия (склад, производство, зал, бухгалтерия и др.).

Системы автоматизации ресторанов должны адаптироваться к задачам, которые постоянно меняются, иметь механизмы перехода от простых версий программ к более сложным.

Сейчас на рынке представлено несколько программ для предприятий ресторанного хозяйства, которые успешно выполняют задачи по реализации работы ресторана, кафе или бара на каждом участке, которые предлагают различные системы организации бизнес-схемы управления ими. В системе ресторанного бизнеса принято выделять две части — управление залом и управления складом.

Основные принципы работы системы управления залом, предназначенной для четкой организации взаимодействия подразделений, обслуживающих потребителей (зал, кухня, сервис-бар и т. Д.), можно проиллюстрировать так:

1. Прием заказа у потребителя;

2. Формирование заказа на кассовом терминале;

3. Передача заказа на приготовление блюд и напитков на принтеры производства и сервис-бара;

4. Оценка готовности блюд на производстве и получения их официантом

5. Закрытие заказа (пробивка чеков на кассовой машине);

6. Передача чека и счета потребителю, получение денег.

Такая система способствует:

— улучшению работы персонала;

— экономии времени за счет автоматизации процесса обмена данными между подразделениями;

— сводит к минимуму вероятность ошибок при работе персонала;

— становится возможным жестко контролировать работу подразделений с помощью данных, предоставляемых в отчетах: отчет о продаже изделий кухни, отчет по выручке, отчет по всем действиях пользователей системы, аналитические отчеты по лучшим продавцам, блюдам, столам.

Интегрированная дисконтно-кредитная система позволяет ввести гибкую систему скидок для каждого потребителя.

Она позволяет не только создать жесткие схемы последовательности действий работников ресторана, но и оперативно изменять их в соответствии с требованиями руководства.

Вторая составляющая комплекса управления рестораном — программа движения товаров на складе. Для четкого понимания успешности работы необходимо отслеживать не только прибыль, но и убытки. Программа предназначена для организации работы внутренних подразделений предприятия и позволяет контролировать такие действия:

— весь путь движения продуктов — от поступления, приготовления полуфабрикатов, готовых блюд к продаже их потребителям;

— состояние любого подразделения, наличие продуктов на складе, в производственных цехах;

— своевременная информация о необходимости пополнения запасов продуктов.

Система позволяет в любой момент иметь подробную информацию о наличии в каждом из подразделений того или иного продукта или готового блюда. Грамотное использование такой системы позволяет наладить организацию работы так, чтобы избежать просчетов и ошибок при заказе продуктов, узнать о наличии продуктов на складе, на основании сообщений компьютера избежать ошибок в ценах и ассортиментном перечне, комплексно подойти к анализу закупок. Такая система является банком данных, на основании которых руководитель может четко понять, в каком состоянии у него каждая точка учета и почему.

Компьютерные системы в ресторане используются для следующих целей:

1. Учет продажи готовых блюд, контроль с действиями персонала.

2. Калькуляция блюд, расчет остатков на складах ресторана.

3. Бухгалтерия.

4. Планирование закупок, контроль отклонений.

5. Безопасное и надежное хранение данных.

6. Управление световыми и другими электрическими приборами.

Работа на кассовой программе для ресторана осуществляется следующим образом: официант на кассовом терминале формирует заказ для потребителя, вводит через клавиатуру или сенсорный экран заказанные блюда. На принтерах, установленных на производстве и в сервис-баре, автоматически печатается чек с указанием номера стола и фамилии официанта, что передал заказ. По этому чеку официант получает блюдо из кухни и продукцию из сервис-бара. Так ограничивается незадокументированные получения блюд и увеличивается скорость обслуживания.

Одновременно на одном терминале может работать несколько официантов. Для расчета с потребителями официант печатает счет. Если у потребителя есть учетная или расчетная карта, официант регистрирует ее, потребителю автоматически предоставляется скидка. Кассир принимает деньги от официанта и выдает фискальный чек.

Менеджер ресторана имеет возможность наблюдать за всеми заказами. Конечно только менеджер подтверждает отказ, возврат, дает скидки.